Informacja o przetwarzaniu danych osobowych w bazie kontaktowej polskich spółek Grupy Sanofi: Sanofi-Aventis Sp. z o.o., Nepentes Pharma sp. z o.o., Sanofi Pasteur sp. z o.o.

Administratorzy danych

Przedstawiciele zawodów medycznych, którzy chcą pozostać z nami w kontakcie i otrzymywać materiały edukacyjne oraz informacyjne, w tym marketingowe, dedykowane dla osób wykonujących zawody medyczne mogą zarejestrować się w naszej bazie kontaktowej. Rejestracja i podanie danych osobowych jest dobrowolne.

Administratorami Państwa danych osobowych będą spółki Grupy Sanofi: Sanofi-Aventis Sp. z o.o., Nepentes Pharma sp. z o.o., Sanofi Pasteur sp. z o.o.. (dalej łącznie jako „Spółki” lub „Administratorzy”) prowadzące wspólnie bazę danych osób wykonujących zawody medyczne. Spółki Sanofi-Aventis Sp. z o.o., Nepentes Pharma sp. z o.o., Sanofi Pasteur sp. z o.o. wyznaczyły wspólnego Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się na adres e-mail: IOD@sanofi.com. 

 

Forma kontaktu

Zawsze respektujemy Pani/Pana preferencje co do formy komunikacji. Może Pan/Pani zaznaczyć w jaki sposób chce otrzymywać od nas materiały dedykowane dla osób wykonujących zawody medyczne. Jeżeli chce Pan/Pani, abyśmy kontaktowali się z Panią/Panem z wykorzystaniem urządzeń telekomunikacyjnych (czyli przez telefon, adres e-mail, komunikatory lub serwisy internetowe) musimy, z uwagi na wymagania prawne, otrzymać od Pani/Pana wyraźną zgodę na takie działania. Zaznaczamy, że w przypadku komunikacji elektronicznej zgoda na kontakt mailowy, wiadomości SMS/MMS/Whatsapp lub poprzez serwisy internetowe, obejmuje także wiadomości i komunikaty wyświetlane lub wysyłane automatycznie.

 

Podstawa, na której odbywa się przetwarzanie i źródła Danych Osobowych

Jeżeli zarejestruje się Pani/Pan w bazie kontaktowej naszych Spółek będziemy przetwarzać Pani/Pana dane zgodnie z Rozporządzeniem UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanym dalej „RODO”. Jednocześnie informujemy, że Pani/Pana dane w ramach realizacji poniższych celów przetwarzania mogą być weryfikowane i łączone z danym uzyskiwanymi przez Spółki z rejestrów publicznych np. Centralnego Rejestru Lekarzy RP, Rejestru Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą lub z profesjonalnej bazy danych OneKey, jeżeli są Państwo w niej zarejestrowani. Baza OneKey zawiera dane osób wykonujących zawody medyczne i jest prowadzona przez IQVIA Technology Solutions Sp. z o.o. (uprzednio Quintiles IMS Incorporated i IMS Health Technology Solutions Poland Sp. z o.o.). Dane, które otrzymujemy z OneKey w związku z licencją udzieloną przez IQVIA obejmują takie informacje jak: imię, nazwisko, specjalizacja, miejsce zatrudnienia, numer telefonu do pracy oraz numer PWZ osoby wykonującej zawód medyczny. Taki sam zakres Pani/Pana danych będziemy uzyskiwać z publicznych rejestrów.

Spółki przetwarzając Pani/Pana dane osobowe (dalej jako „Dane Osobowe”) działają w oparciu o przesłankę prawnie uzasadnionego interesu jakim jest realizacja kontaktu i dostarczanie Pani/Panu zamówionych materiałów edukacyjnych i informacyjnych, w tym marketingowych (podstawa prawna: art. 6 ust. 1  lit. f RODO). W każdej chwili może Pani/Pan zmienić swoje zgody na kontakt za pośrednictwem urządzeń telekomunikacyjnych, w tym zmienić preferowaną formę kontaktu lub wycofać zgody na poszczególne kanały komunikacji. Wycofanie zgody na daną formę kontaktu pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem działań podejmowanych przez Spółki na podstawie takiej zgody, które były realizowane przed jej wycofaniem.

 

Cele przetwarzania Danych Osobowych

Dane Osobowe będą przetwarzane przez Administratorów w celach informacyjno-marketingowych oraz edukacyjnych, w tym:

• do przekazania Pani/Panu informacji na temat produktów, aktualności i najnowszych osiągnięć naukowych Administratorów lub innych spółek z Grupy Sanofi, w tym także z zakresu dziedzin medycyny, w jakich prowadzą one swoją działalność, do przesyłania Pani/Panu zaproszeń do wzięcia udziału i organizacji Pani/Pana udziału w forach naukowych, wydarzeniach promocyjnych i ewentualnej współpracy, jak i do wzięcia udziału w badaniach rynkowych i ankietach Administratorów,

• do uzyskania Pani/Pana opinii na temat doświadczeń dotyczących produktów i działań Grupy Sanofi oraz skuteczności kanałów informacyjnych wykorzystywanych przez Administratorów,

• prowadzenia wewnętrznej analityki w celu lepszego zrozumienia ogólnych tendencji (np. analizy lub przewidywań preferencji) – na podstawie danych w formacie zbiorczym.

 

Profilowanie 

Za Pani/Pana dobrowolną zgodą (zgoda na profilowanie) Dane Osobowe mogą być wykorzystywane przez Administratorów w celu profilowania Pani/Pana osoby na potrzeby działań informacyjno-marketingowych. Profilowanie odbywa się na podstawie Pani/Pana Danych Osobowych, które mogą być łączone z informacjami zebranymi automatycznie dotyczącymi Pani/Pana reakcji na wysyłane wiadomości dotyczące  produktów, aktualności i najnowszych osiągnięć naukowych spółek z Grupy Sanofi, w tym także z zakresu dziedzin medycyny, w jakich prowadzą one swoją działalność. Profilowanie polega na pewnej formie zautomatyzowanego przetwarzania Danych Osobowych, które w oparciu o dane statystyczne lub zastosowane algorytmy pozwala Administratorom na prognozę potrzeb i zainteresowań podmiotu danych w celu dostarczania informacji dostosowanych do indywidualnych preferencji i oczekiwań. 

Każda osoba, której dane dotyczą może w dowolnym momencie wycofać wcześniej udzieloną zgodę na jej profilowanie kontaktując się z nami pod adresem e-mail Multichannel.Marketing@sanofi.com. W takim przypadku zaprzestaniemy opisanego powyżej profilowania, wycofanie zgody nie wpłynie jednak na zgodność z prawem profilowania, którego dokonano przed wycofaniem zgody.

 

Odbiorcy danych

Dostęp do Danych Osobowych mogą mieć następujący odbiorcy danych:

• upoważnieni pracownicy Administratorów – dbamy o to aby nasi pracownicy przechodzili odpowiednie szkolenia z zakresu ochrony danych osobowych poprzez zapoznawanie ich z wewnętrznymi politykami i procedurami ochrony danych lub dedykowane programy szkoleniowe. Wszystkie osoby upoważnione do przetwarzania Danych Osobowych są zobowiązane do zachowania poufności danych i ich zabezpieczenia przed ujawnieniem osobom nieuprawnionym. 

• inne podmioty powiązane Grupy Sanofi i zewnętrzni usługodawcy (tacy jak dostawcy zasobów informatycznych, organizacje badawcze, agencje marketingowe, dostawcy usług informatycznych itp.), wspierający nas w przetwarzaniu Danych Osobowych. Niektórzy z powyższych odbiorców danych mogą znajdować się w krajach spoza EOG, które nie zapewniają takiego samego poziomu ochrony danych osobowych jak kraje należące do EOG. Na taką okoliczność Administratorzy  wprowadzą odpowiednie mechanizmy mające na celu ochronę Danych Osobowych, w tym w szczególności umowę o przekazaniu danych opartą na standardowych klauzulach umownych przyjętych przez Komisję Europejską. W celu uzyskania dalszych informacji na temat krajów, do których przekazywane są dane lub stosowanych mechanizmów przekazywania danych mogę skontaktować się z Multichannel.Marketing@sanofi.com.

W każdym przypadku dostęp do Pani/Pana Danych Osobowych ma wyłącznie właściwy personel odbiorców danych w zakresie niezbędnym do realizacji powierzonych mu zadań oraz wyłącznie na potrzeby realizacji celów wskazanych powyżej. W przypadku sprzedaży, wniesienia wkładu kapitałowego, połączenia lub innej zgodnej z prawem reorganizacji Administratorów nowa spółka może stać się administratorem Pani/Pana danych osobowych. W sytuacjach wymaganych przez prawo zostanie Pani/Pan odpowiednio poinformowany lub poproszony o wyrażenie zgody na przetwarzanie danych przez taką spółkę przejmującą.

 

Okres przechowywania danych

Administratorzy będą przetwarzali Pani/Pana Dane Osobowe w powyższych celach do czasu złożenia przez Panią/Pana sprzeciwu wobec dalszego przetwarzania Pani/Pana Danych Osobowych lub do czasu uzyskania informacji o zakończeniu przez Panią/Pana wykonywania zawodu medycznego. 

 

Prawa związane z przetwarzaniem Danych Osobowych

Każda osoba, której dane dotyczą może skorzystać wobec Administratorów z następujących praw:

a) prawa do żądania dostępu do swoich Danych Osobowych i uzyskania informacji na temat ich przetwarzania, a w przypadku gdyby były nieprawidłowe ma prawo do żądania ich sprostowania (zgodnie z art. 15 i 16 RODO),

b) prawa do żądania ograniczenia przetwarzania jej danych w sytuacjach i na zasadach wskazanych w art. 18 RODO (Podmiot danych może żądać ograniczenia przetwarzania jego danych osobowych na okres weryfikacji ich prawidłowości lub do czasu rozpatrzenia jego sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Prawo to przysługuje także w sytuacji gdy zdaniem podmiotu danych przetwarzanie jego danych jest niezgodnie z prawem, lecz nie chce on aby dane te zostały od razu usunięte lub w przypadku gdy dane są mu potrzebne dłużej niż zakładał przyjęty okres przetwarzania, z uwagi na kwestie ustalenia lub obrony roszczeń), 

c) prawa do żądania usunięcia danych zgodnie z art. 17 RODO („prawo do bycia zapomnianym”),

d) prawa do wycofania zgody na profilowanie,

e) prawa do przenoszenia danych na zasadach wskazanych w art. 20 RODO (w przypadku gdy przetwarzanie Danych Osobowych odbywa się na podstawie zgody).

f) prawa do wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania jej Danych Osobowych z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją, w przypadku, gdy dane są przetwarzane przez Administratorów w ramach realizacji swoich prawnie usprawiedliwionych interesów (zgodnie z art. 21 ust. 1 RODO),

g) prawa do wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania jej Danych Osobowych w celach związanych z marketingiem bezpośrednim (zgodnie z art. 21 ust. 2 RODO).

 

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych oraz realizacją praw przysługujących osobom, których te dane dotyczą można kontaktować się z Administratorami kierując korespondencję na adres e-mail: Multichannel.Marketing@sanofi.com. Korespondencję papierową należy natomiast kierować na adres siedziby Administratorów: ul. Bonifraterska 17, 00-203 Warszawa. Osoba, która złożyła wniosek lub żądanie dotyczące przetwarzania jej Danych Osobowych, w ramach korzystania z przysługujących jej praw, może zostać poproszona przez Administratorów o odpowiedź na kilka pytań związanych z jej Danymi Osobowymi, które umożliwią  weryfikację jej tożsamości.

Ponadto osoba, której dane dotyczą ma prawo wnieść w skargę na przetwarzanie jej Danych Osobowych przez Administratorów do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).